Questions fréquentes

La connexion se fait sur https://gestion.ludovia.be avec l'adresse e-mail de votre compte et votre mot de passe.

1. Vérifiez que l'adresse saisie est bien celle qui reçoit les messages de LUDOVIA#BE.
2. Si le mot de passe ne passe pas, utilisez le lien « Mot de passe oublié » : un lien de réinitialisation part vers l'adresse du compte.
3. Le message peut arriver dans les indésirables.

Si rien n'y fait, écrivez à [email protected] en indiquant votre adresse : l'équipe vérifiera le compte.

Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié » et indiquez l'adresse e-mail de votre compte. Vous recevez un lien qui permet d'en choisir un nouveau. Pensez à regarder dans les indésirables si le message tarde.

Votre nom, votre fonction, votre photo et votre présentation se modifient depuis votre profil, une fois connecté. L'adresse e-mail, en revanche, identifie le compte : pour la changer, écrivez à [email protected].

Votre billet se trouve dans votre compte : menu « Événements », bouton « Mon billet ». Il porte un QR code et votre code d'inscription.

Le jour venu, présentez ce QR code (sur votre téléphone ou imprimé) à l'accueil du festival ou à une borne : votre badge s'imprime. Si vous avez été inscrit par votre organisation partenaire, votre billet est au même endroit.

Une fois connecté comme intervenant :

1. Menu « Proposer une intervention » à gauche.
2. Bouton « Nouvelle proposition », puis choisissez la forme : atelier ou conférence, ExplorCamp, ou LUDOVIA#EXPRESS.
3. Remplissez le formulaire : titre (100 caractères maximum), problématique pédagogique, public et objectifs, apport du numérique, modalités pratiques, résumé de communication et mots-clés.
4. « Enregistrer en brouillon » tant que vous peaufinez, puis soumettez quand tout est prêt.

Votre proposition apparaît ensuite dans « Mes propositions » avec son état.

La page « Mes propositions » affiche l'état de chacune : Brouillon (pas encore transmise), Soumis (en cours d'examen), Acceptées ou Rejetées. Cet écran fait foi. Pour une question sur une décision, écrivez à [email protected].

Tant qu'elle est en brouillon, une proposition se modifie librement. Une fois soumise, elle part en examen et n'est plus modifiable depuis la plateforme. Si une correction est nécessaire, écrivez à [email protected] en précisant le titre de la proposition.

La plateforme propose trois formes : un atelier ou une conférence (une intervention au programme), une proposition ExplorCamp (démonstration en petit comité, sur un stand dédié), et LUDOVIA#EXPRESS (présentation d'un projet dans le cadre du concours). Le formulaire s'adapte à la forme choisie. Pour savoir laquelle convient à votre projet, écrivez à [email protected].

La pièce jointe accepte les fichiers PDF, PPT et PPTX, jusqu'à 10 Mo. Elle est facultative : le texte du formulaire reste le principal.

Le menu « Mes interventions » liste vos sessions retenues au planning, avec le jour, l'horaire et la salle. Si une session n'y apparaît pas encore, c'est que le planning n'a pas encore été arrêté pour elle.

Le planning est construit par l'équipe, qui tient compte des salles et des contraintes de chacun. Écrivez à [email protected] en indiquant votre session et vos disponibilités : l'équipe verra ce qui est possible.

Quand une session est annulée ou reportée, la mention apparaît sur la session dans « Mes interventions » et sur sa carte de présentation. Si vous ne comprenez pas pourquoi, écrivez à [email protected].

C'est une image aux couleurs de l'édition, créée automatiquement pour chacune de vos sessions : votre photo et votre nom, le titre de l'activité, la salle et l'horaire. Vous la trouvez sous chaque session dans « Mes interventions ». Elle sert à annoncer votre intervention sur vos réseaux, et elle apparaît aussi sur votre fiche publique, sur le site de l'édition.

Dans « Mes interventions », sous la session concernée, le bloc « Carte de présentation » propose « Télécharger le PNG » (pour les réseaux sociaux) et « Télécharger le PDF » (pour l'impression). « Copier le lien » copie l'adresse publique de la carte, que vous pouvez partager telle quelle.

Sous la session, « Copier le code d'intégration » propose deux formes : une image cliquable (la carte s'affiche et renvoie vers la page publique) ou un cadre intégré (iframe). Collez le code obtenu dans votre page ; la carte se met à jour toute seule si l'horaire ou la salle changent.

La carte reprend la photo de votre profil. Sans photo, elle affiche vos initiales sur un fond coloré. Ajoutez ou remplacez votre photo depuis votre profil : la carte se régénère automatiquement, laissez-lui une minute.

Une fois connecté, depuis « Mes partenaires » :

1. Ouvrez le tableau de bord de votre organisation, puis la rubrique « Participation ».
2. Sur la carte de l'édition, cliquez sur « Commander » (ou « Modifier la commande » pour reprendre un brouillon).
3. Renseignez le nom du stand et le référent, choisissez un forfait, ajoutez les options souhaitées.
4. « Enregistrer en brouillon » pour y revenir plus tard, ou « Soumettre la commande » pour la transmettre à l'équipe.

Seul un administrateur de votre organisation peut passer la commande.

Dans la section « Forfaits » du formulaire de commande, cliquez n'importe où sur la carte du forfait voulu : le libellé passe de « Choisir ce forfait » à « Forfait choisi » et la carte se colore. Un seul forfait peut être retenu à la fois. Ce qu'il comprend — l'emplacement, les entrées — est ajouté automatiquement et apparaît en « inclus » dans le récapitulatif.

Le forfait réunit l'essentiel à prix fixe : l'emplacement et ce qui l'accompagne. Les « Options exposant » s'y ajoutent à la carte : produits et services (mobilier, écran, distribution de flyers), prestations nominatives comme l'entrée VIP, voire un espace vendu séparément. Le récapitulatif, en bas du formulaire, additionne le tout.

Une commande soumise n'est plus modifiable depuis la plateforme : elle part en traitement chez l'équipe. Écrivez à [email protected] en indiquant votre organisation et ce qu'il faut changer ; l'équipe met la commande à jour.

Ce verrou ne porte que sur le contenu de la commande : l'inscription de vos membres et l'attribution de vos entrées restent possibles jusqu'au festival.

L'état de la commande s'affiche sur la carte de l'édition, dans « Participation » : Brouillon, Soumis, Confirmé, Facturé, Payé (ou Annulé). Un e-mail porte le nom de chaque étape :

• « Votre commande est soumise », dès que vous la transmettez : pour la personne qui l'a soumise et pour le référent ;
• « Votre commande est confirmée », quand l'équipe la valide ;
• « Votre commande est facturée », quand la commande passe en facturation ; la facture vous parvient ensuite, envoyée par notre partenaire de facturation ;
• « Votre commande est payée », quand le règlement est enregistré.

Pour un point précis, écrivez à [email protected].

Regardez d'abord dans les indésirables : les messages partent de [email protected]. Vérifiez ensuite l'adresse du référent inscrite sur la commande : c'est elle qui reçoit les confirmations, avec la personne qui a soumis la commande. Si l'adresse est bonne et que rien n'arrive, écrivez à [email protected] : l'équipe peut renvoyer la confirmation.

Sur la page de participation de votre organisation, le bouton « PDF » produit le récapitulatif de la commande : coordonnées, articles retenus, totaux. C'est ce document qui sert de référence entre vous et l'équipe.

Le nom du stand est limité à 25 caractères : c'est celui qui sera imprimé sur l'enseigne. Choisissez la forme courte de votre organisation. Le nom complet reste celui de votre fiche.

Seuls les membres qui ont le rôle d'administrateur de l'organisation peuvent passer ou modifier la commande, ajouter ou retirer des membres et les inscrire. Les autres membres voient la participation sans pouvoir la changer. Le rôle se règle depuis « Membres ». Mieux vaut désigner au moins deux administrateurs.

Les prix affichés dans le formulaire sont nets, avec la mention d'autoliquidation au bas du récapitulatif : la TVA est due par le preneur (article 196 de la directive 2006/112/CE). La facturation et le paiement sont traités par l'équipe : pour une facture, une adresse de facturation ou un bon de commande, écrivez à [email protected].

Une remise ne se demande pas depuis le formulaire : seule l'équipe peut en accorder une, et elle apparaît alors dans le récapitulatif de la commande, déduite du total. Écrivez à [email protected] pour en parler.

Depuis le tableau de bord de votre organisation, page « Membres » : « Ajouter un membre » cherche la personne par son nom ou son adresse e-mail (deux lettres au moins), puis la rattache à votre organisation. La personne doit avoir créé son compte sur la plateforme au préalable.

Trois statuts sont possibles : administrateur (gère l'organisation), membre (voit l'espace de l'organisation) ou participant — un élève, un étudiant, un invité que vous inscrivez, mais qui n'a pas accès à cet espace. Pour beaucoup de personnes à la fois, importez plutôt une liste (voir la question suivante).

Depuis « Membres », bouton « Importer une liste » : déposez un fichier Excel (.xlsx) ou CSV avec trois colonnes, Prénom, Nom et E-mail (un modèle est à télécharger sur la page), et cochez les jours de présence, les mêmes pour toute la liste.

Avant d'enregistrer quoi que ce soit, la plateforme montre ce qu'elle prévoit pour chaque ligne : créer le compte, rattacher, inscrire, ou rien si la personne l'est déjà. Décochez les lignes à écarter, puis « Importer ».

Chaque personne est rattachée comme participant : elle est inscrite et reçoit son billet par e-mail, sans accès à l'espace de l'organisation. Une adresse inconnue de la plateforme crée un compte, et l'e-mail contient un lien pour choisir son mot de passe. Une personne déjà inscrite par elle-même garde son inscription telle quelle. L'adresse e-mail est obligatoire pour chaque personne ; 500 personnes au maximum par fichier.

L'import inscrit à une édition à laquelle votre organisation participe : sa participation doit figurer sur la page « Participation ». Si la page d'import indique qu'il n'y en a aucune, écrivez à [email protected] : l'équipe l'ouvre pour vous.

Chaque personne rattachée à votre organisation a l'un de ces trois statuts :

• Administrateur : gère l'organisation — commande, membres, inscriptions.
• Membre : voit l'espace de l'organisation (participation, commande, contacts scannés, liste des membres) sans pouvoir le modifier, et peut utiliser l'app de scan des badges.
• Participant : un élève, un étudiant, un invité. Il est inscrit par l'organisation et reçoit son billet, mais n'a accès ni à l'espace de l'organisation, ni à l'app de scan, ni aux messages destinés aux exposants.

Le statut se change sur la page « Membres », dans la liste déroulante de chaque ligne. L'organisation garde toujours au moins un administrateur.

L'e-mail part de [email protected] : qu'il regarde d'abord dans ses indésirables. S'il est perdu, ou si le lien « Choisir mon mot de passe » a déjà servi, la personne passe par « Mot de passe oublié » avec l'adresse de votre liste : elle reçoit un nouveau lien. Une fois connectée, son billet est dans « Événements », bouton « Mon billet ».

Si l'adresse de la liste était erronée, importez à nouveau la ligne avec la bonne adresse, puis écrivez à [email protected] pour faire supprimer le compte créé par erreur.

Dans « Participation », sous votre commande, le tableau reprend tous vos membres. Pour chaque personne, « S'inscrire » (ou « Éditer ») ouvre sa fiche : cochez ses jours de présence, ses options et, s'il y a lieu, ses prestations comme l'entrée VIP, puis « Enregistrer ».

La personne reçoit aussitôt un e-mail de confirmation avec ses jours, ses prestations et l'endroit où télécharger son billet. Ajouter quelqu'un à la liste des membres ne suffit pas : seule une personne marquée « Inscrit » a un billet et un badge. L'inscription reste possible après la confirmation de la commande, jusqu'au festival.

Les entrées comprises dans votre forfait ou commandées en option s'attribuent personne par personne, dans la fiche d'inscription de chaque membre (« Prestations individuelles »). Un compteur indique combien il en reste, par exemple « 1/2 disponible(s) ». Quand il tombe à zéro, la case est grisée : décochez l'entrée chez quelqu'un pour la donner à une autre personne. Vous pouvez faire et défaire cette répartition jusqu'au festival.

L'entrée attribuée figure sur le billet et le badge de la personne. Pour en avoir davantage, écrivez à [email protected].

C'est normal : quand une organisation est partenaire de l'édition, l'inscription de ses membres passe par elle. Votre collègue voit « Inscription via votre organisation partenaire » dans son compte. Un administrateur de l'organisation l'inscrit depuis « Participation ».

L'application sert à scanner le badge des visiteurs de votre stand pour constituer votre liste de contacts. Ouvrez-la depuis le tableau de bord de votre organisation (bloc « Application de scan de badges », bouton « Ouvrir l'application »), ou directement à l'adresse gestion.ludovia.be/scan-badges, et connectez-vous avec vos identifiants habituels.

Pour l'installer sur l'écran d'accueil : sur Android, menu ⋮ de Chrome puis « Installer l'application » ; sur iPhone, bouton Partager de Safari puis « Sur l'écran d'accueil ». Faites-le avant le festival, avec du réseau. Chaque membre utilise son propre compte ; tous les scans vont dans la même liste.

Le code ne correspond à aucun visiteur de cette édition : c'est souvent un badge d'une autre année, ou un code abîmé. Touchez « Saisie manuelle » sous la caméra et tapez les chiffres imprimés sous le QR code du badge. Si l'application affiche « Ce badge a déjà été scanné », le contact est déjà dans votre liste : rien n'est dupliqué.

Quand le réseau manque, le bandeau « Mode hors-ligne » apparaît et vous continuez à scanner : les scans sont gardés dans le téléphone et partent dès que la connexion revient. L'onglet « Profil » indique les scans en attente et propose « Forcer la sync ».

Ne désinstallez pas l'application et ne videz pas les données du navigateur tant que ce compteur n'est pas revenu à zéro. En fin de journée, comparez le compteur de scans et la liste des contacts : un code illisible scanné hors-ligne est écarté à la synchronisation.

Dans l'application, onglet « Contacts » : la liste, une recherche et un bouton « CSV ». Sur la plateforme, tableau de bord de votre organisation, rubrique « Listes de contacts » : la même liste par édition, avec l'école ou l'entreprise et la fonction du visiteur, et un « Export CSV ». Le fichier s'ouvre directement dans Excel.

L'édition LUDOVIA#BE 26 se tient les 20, 21 et 22 octobre 2026 à Spa. Le programme détaillé est publié sur le site de l'édition ; les intervenants retrouvent leurs sessions dans « Mes interventions ».

L'équipe de LUDOVIA#BE répond à [email protected]. Indiquez votre organisation ou le titre de votre intervention : la réponse en sera plus rapide.